Software kan de bewaarplicht ondersteunen, maar neemt die verantwoordelijkheid niet automatisch over. Controleer welke gegevens, documenten en exports na beëindiging beschikbaar blijven en hoe lang ze toegankelijk zijn.
Begin met de beslissing, niet met de functies
Software kan de bewaarplicht ondersteunen, maar neemt die verantwoordelijkheid niet automatisch over. Controleer welke gegevens, documenten en exports na beëindiging beschikbaar blijven en hoe lang ze toegankelijk zijn. Maak daarom vooraf één beslisdocument met eigenaar, grensgevallen en een meetbaar resultaat.
- Inventariseer basisgegevens en documenten.
- Leg bewaartermijnen vast.
- Controleer exportformaten.
Toets met echte invoer
Een verkoopdemo laat zien wat mogelijk is; een praktijktest laat zien hoeveel werk uw eigen proces vraagt. Gebruik dezelfde invoer en uitzondering bij iedere leverancier.
- Test toegang na opzegging.
- Bewaar auditspoor en correcties.
- Maak een onafhankelijke back-up.
Leg bewijs en vervolg vast
Bewaar de gebruikte offerte, productdocumentatie, export en testnotities. Daarmee blijft de keuze controleerbaar als prijzen, voorwaarden of functionaliteiten wijzigen.
- Noteer de bron en controledatum van veranderlijke claims.
- Benoem expliciet welke aanname nog niet is bewezen.
- Plan een herbeoordeling vóór verlenging van het contract.
Controleerbaar
Bronnen voor deze analyse
- officialAdministratie bewarenBelastingdienst • gecontroleerd 4 augustus 2026Open bron ↗
- officialFactuureisenBelastingdienst • gecontroleerd 4 augustus 2026Open bron ↗
- regulatorAlgemene verordening gegevensbeschermingAutoriteit Persoonsgegevens • gecontroleerd 4 augustus 2026Open bron ↗